Im Job richtig auftreten

Business-Knigge: Rang geht über Geschlecht

Zeigen die angemessene Begrüßung (von links): Luise Friederike Schäfer von „frau+wirtschaft“ und Karin Bison-Unger geben sich mit zwei Unterarmlängen Abstand die Hände. Foto: Müller

Nienburg - Von Johanna Müller. Sich richtig begrüßen, kleiden oder unterhalten – Umgangsformen gehören zum gesellschaftlichen Leben dazu. Auch im Beruf spielen sie eine wichtige Rolle. Daher hat die Koordinierungsstelle „frau+wirtschaft“ im Landkreis Nienburg jetzt wichtige Verhaltensregeln in dem Kursus „Business-Etikette – Mehr Erfolg in Beruf und Öffentlichkeit“ vermittelt.

„Umgangsformen sind wie Leitplanken. Sie zeigen Grenzen und Wege auf und sorgen für eine friedfertige Umgebung“, erklärte Dozentin Karin Bison-Unger zu Beginn der ausgebuchten Veranstaltung.

Daher sei bereits die Begrüßung ein wichtiger Faktor im Umgang miteinander. An diesem Teil des Kurses waren die Teilnehmerinnen besonders interessiert. Hier definieren die klassischen Etikette-Regeln, dass im Berufsleben der Rangniedere den Ranghöheren begrüßt – also der Angestellte grüßt den Chef. Darüber hinaus sollte ein Mann stets die Frau grüßen und jüngere Leute die älteren. Wer einen Raum betritt, begrüßt alle Anwesenden.

Umgekehrt ist es dann beim Handschütteln. Hier müsste der Grüßende abwarten, ob er die Hand gereicht bekommt. Denn in der klassischen Etikette gibt der Vorgesetzte dem Mitarbeiter, die Frau dem Mann oder der Ältere dem Jüngeren die Hand. Dabei sollte immer darauf geachtet werden, die rechte Hand zu reichen und die korrekte Begrüßungsdistanz einzuhalten. Diese beträgt etwa zwei Unterarmlängen. Außerdem sollte der Akt nicht länger als ein paar Sekunden andauern.

Und wie sieht es mit der Vorstellung im Zusammenhang mit einer Begrüßung aus? Im Berufsleben ist die ganz klar definiert, erklärt Bison-Unger: Die hierarchische Rangfolge spielt die wichtigste Rolle. Das bedeutet, der Ranghöchste hat zuerst das Recht zu erfahren, mit wem er es zu tun hat.

Wer diese Regel kennt, steht aber vor der nächsten Herausforderung. Denn dann ist zu bedenken, wer der Ranghöchste sein könnte. In der Regel ist das der Chef oder der Vorgesetzte. Er wird also in einem Raum mit mehreren Kollegen als erstes begrüßt. Allerdings kann auch ein Kunde als Ranghöchster gelten, schließlich ist er etwa bei einem Verkaufsgespräch die wichtigste Person.

Auf gesellschaftlicher und privater Ebene wird ebenfalls nach Rang gegangen. Bei gleichem Rang steht die Frau vor dem Mann und ältere Menschen vor jüngeren. Wichtig ist bei jeder Vorstellung, dass Namen deutlich genannt werden. Wenn sich jemand selbst vorstellt, sollte er darauf verzichten, sich selbst ein sogenanntes Anredewort zu geben. „Ich bin Frau Mustermann“ ist also nicht angebracht. Besser wäre es zusagen: „Ich heiße Anja Mustermann.“ Beim Vorstellen einer anderen Person werden zwar akademische Titel (Professor, Dr.) sowie ererbte Titel und Grade (Graf, Baron, Freiherr) genannt, aber in der mündlichen Anrede nicht Berufstitel oder berufsbezogene Hochschulabschlüsse (Direktor, Diplom-Ingenieur, Prokurist). In der Schriftform können Letztere allerdings hinzugefügt werden. Ein Thema, das die Teilnehmerinnen des Kurses ebenfalls sehr interessiert hat, ist der „Small Talk“. Diese kurzen, eher oberflächlichen Gespräche sind für viele der Frauen eine Herausforderung. Schließlich sei es schwierig, ein geeignetes Thema zu finden. Hier rät Bison-Unger, auf offene Fragen zu setzten, die also nicht mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Als Thema könnte der aktuelle Anlass genommen werden, also etwa das Event, auf dem man sich befindet. „Was sagen Sie zu der Dekoration?“ oder „Woher kennen Sie den Gastgeber“ wären gute Einstiegsfragen. Ein guter Gastgeber, gibt gerne auch mal Gesprächsthemen vor. Zu Fettnäpfen können Themen wie Politik, Kriege, Religion, Krankheiten oder Ethikfragen werden. Auch „kluge“ Ratschläge müssen nicht sein, weiß die Business-Expertin. Besser seien unverfängliche Themen wie Sport und Urlaub, Hobbys, Musik, Kunst oder Essen und Trinken. Dabei sollten sich Gesprächspartner behutsam vortasten und Reaktionen des Gegenübers abwarten.

Generell zähle das Gesamtbild der Körpersprache. Wer seinem Gesprächspartner direkt gegenüber steht, einen festen Stand hat und Blickkontakt hält, ist schon auf dem richtigen Weg.

Tipps für den Small Talk im Büro

Small Talk im Büro ist nicht jedermanns Sache. Dabei sind gerade diese kleinen, ungezwungenen Gespräche zwischen Bürotür und Teeküche wichtig für das Netzwerken in der Firma. Linda Kaiser von der Deutschen Knigge-Gesellschaft rät, den Kollegen immer höflich und aufgeschlossenen zu begegnen. „Sich im Büro als Eigenbrötler zu positionieren, trägt nicht zum guten Miteinander bei.“

Personalberaterin Doris Brenner macht Schüchternen Mut, über den eigenen Schatten zu springen. Das kleine Gespräch bietet Gelegenheit, sich zwanglos anzunähern. „So paradox es klingt: Damit ist der Small Talk gerade für schüchterne Menschen ein Geschenk des Himmels“, sagt Brenner. Denn dabei kann man die eigene Schutzzone und die des anderen wahren und sich vorsichtig beschnuppern. Übung macht den Meister. „Man sollte sich einfach trauen, aktiv teilzunehmen oder sogar ein Gespräch zu beginnen“, sagt Kaiser.

Am besten startet man mit Themen, zu denen jeder etwas beitragen kann. Offene Fragen helfen, die Unterhaltung in Gang zu halten. Und es gibt mehr Themen als die Bundesliga, den Stau in der Früh oder das Wetter. „Klüger ist es, über Themen zu sprechen, die wirklich interessant sind“, sagt Wehrle. Also sein Gesprächspartner auf sein Hobby ansprechen. „Solche Gespräche machen Freude, weil der Kollege ganz lebendig sein wird.“ Zudem sorgen gute Fragen dafür, „dass der Gesprächspartner sie gerne beantwortet und dabei auch noch etwas über sich selber preisgibt“.

„frau+wirtschaft“: Koordinierungsstelle hilft in vielen Bereichen

Die Koordinierungsstelle „frau+wirtschaft“ begreift sich als Verbindung zwischen Wirtschaft, Arbeitsmarkt, Weiterbildungsträgern und im Landkreis Nienburg lebenden Frauen und wird aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und des Landes Niedersachsen Programmgebiet stärker entwickelte Region (SER) gefördert. Frauen werden von den Mitarbeiterinnen zu den Themen beruflicher Wiedereinstieg sowie Neuorientierung beraten. Außerdem werden von der Koordinierungsstelle Migrantinnen gefördert und Qualifizierungsangebote für berufstätige Frauen geschaffen.

Auch im kommenden Jahr soll es wieder ein vielfältiges Angebot an Fort- und Weiterbildungen geben. Das neue Programm gibt es im Internet unter www.frau-und-wirtschaft-ni.de. Ein weiterer Kursus zur „Business–Etikette“ wird am 20. März angeboten.

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